home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,401 to 2,500 / aol-file-protocol-4400-2401-to-2500.zip / AOLDLs / PC Business Library / MLM Database Program / DHERB.exe / HLDEMO / README < prev    next >
Text File  |  1995-06-21  |  12KB  |  281 lines
  1. This program is a demo version of the C & D MANAGEMENT SYSTEM with all
  2. the features active as in the for sale version of the program. The 
  3. limitations on this demo are that only 8 customers and 8 distributors
  4. can be entered into the database.
  5.  
  6. This particular demo is set up for Independent Herbalife distributors
  7. but will work for all types of (MLM - Multi Level Marketing) businesses.
  8. The program can be customized to meet the needs for any type of MLM or
  9. sales business. The author WELCOMES any input to make the program 
  10. specific to a particular business.
  11.  
  12. This demo will help you evaluate your decision to purchase this program. 
  13. Based on all of the testimonials of satisifed users this program will
  14. keep you organized so your business will run more efficiently.                                                 
  15.  
  16.                       To Order the program
  17.                       Suggest Changes or
  18.                       Ask Questions
  19.  
  20. EMAIL The author at screen name HootSails or call (609) 393-0772.
  21.      
  22.  
  23. Note: It is very important that your CONFIG.SYS file contain the following 
  24.       two lines FILES=40 and BUFFERS=40.  The number for files and buffers
  25.       may be greater than 40 but no less. 
  26.  
  27.  
  28. Printing the Manual
  29. ===================
  30.  
  31. FROM DOS: Type CD C:\HLDEMO then Enter. Next type PMANUAL then Enter and 
  32.           follow the screen prompts.
  33.  
  34. WINDOWS: Click the File|Run option from the Windows Program Manager menu. 
  35.          Type in the command line box C:\HLDEMO\PMANUAL then click OK
  36.          and follow the screen prompts. 
  37.  
  38.  
  39. DIRECTORIES
  40. ===========
  41. One directory is placed in the root directory on the hard drive
  42. during the installation process HLDEMO. HLDEMO has two sub directories
  43. CFG and WORKSHOP.  In order for the C&D Management System to run
  44. properly these directories and the files in them must remain intact.
  45. HLDEMO is the main working directory of the program. The CFG and WORKSHOP
  46. directories are sub-systems and support the main program. 
  47.  
  48.  
  49. RUNNING UNDER WINDOWS
  50. =====================
  51.  
  52. The C&D Management System is designed to take advantage of Microsoft
  53. Windows protected mode environment and runs best when Windows is running
  54. in 386 enhanced mode. All the files you need to run within Windows are
  55. copied to the HLDEMO directory during installation including a program icon.
  56.  
  57.  
  58. To set Windows up to run the program,
  59.  
  60. 1. From within the program manager select by double clicking the
  61.    program group where you want the program to be located (i.e.,MAIN).
  62.  
  63. 2. Click File|New from the Windows Program Manager menu.
  64.  
  65. 3. Select PROGRAM ITEM from the Program Object window and click OK.
  66.  
  67. 4. In the PROGRAM ITEM PROPERTIES window fill in the boxes with the following.
  68.  
  69.     DESCRIPTION: Herbalife or (your own program name.)
  70.     COMMAND LINE:C:\HLDEMO\HERBLIFE.PIF
  71.     DIRECTORY:   C:\HLDEMO
  72.  
  73. 5. Click OK when completed and the program will be installed in windows.
  74.    A generic DOS ICON will represent the program. You may change the ICON 
  75.    to the one provided by following the instructions below.
  76.  
  77. To change the DOS icon to the C&D Management System icon.
  78. =========================================================
  79.  
  80. 1. Highlight the Herbalife program by clicking once on the DOS icon 
  81.    that represents the program.
  82.  
  83. 2. From the Program Manager menu, choose File|Properties.
  84.  
  85. 3. In the PROGRAM ITEM PROPERTIES window that appears, choose Change Icon.
  86.  
  87. 4. Click OK in the Change Icon Warning window.    
  88.  
  89. 5. In the File Name box type C:\HLDEMO\CARDFILE.ICO
  90.  
  91. 6. Choose the OK button of the Change Icon dialog box and a card file 
  92.    box will appear as the current ICON. Click OK again.
  93.  
  94. 7. Choose the OK button of the Properties dialog box and the new icon 
  95.    will be placed in the selected program group.
  96.  
  97. To start the program in Windows double click the icon or choose File|Run
  98. from the Program Manager menu and type C:\HLDEMO\PDOXRUN HERBAL in the
  99. Command Line Box and click OK. 
  100.     
  101.  
  102. STARTING THE PROGRAM FROM DOS
  103. =============================
  104.  
  105. 1. At the C:> prompt type CD\HLDEMO.
  106.  
  107. 2. Type PDOXRUN HERBAL.
  108.  
  109. 3. Press Enter.
  110.  
  111.  
  112.  
  113. MOVING AROUND MENUS AND RECORDS
  114. ===============================
  115.  
  116. ARROW KEYS  When starting up the C&D Management System, the first
  117. thing that appears on the screen is the main menu.  Use the right
  118. and left Arrows on the keyboard to highlight and move from one
  119. option to another while in the Main Menu.  An option can be selected
  120. by pressing the first letter of the word describing the option or by
  121. clicking the mouse on any portion of the highlighted option.  Some 
  122. options will cause a sub menu to appear. Use the up and down Arrows
  123. on the keyboard to select any one of these additional options. 
  124. To activate the option, press Enter or Click on it with the mouse.
  125.  
  126. TAB KEY  When in an option, use the Arrow or Tab key to move from one
  127. field to another. The Tab key will jump the cursor from one field to another. 
  128.  
  129. ENTER  The enter key activates a command.  When moving between values
  130. on a form, use Arrows, Tab or press Enter after entering data. 
  131.  
  132. F4 Key  To move the cursor through all boxes on a page, press the F4 key
  133. repeatedly. 
  134.  
  135. PAGE UP AND PAGE DOWN     Some records will have multiple pages.  Use the
  136. Page Up and Page Down keys to move from page to page. To move between 
  137. field values on a form use the Arrows, Tab or press Enter after entering
  138. data. To move from box to box on a form, use the F4 key. 
  139.  
  140. DIALOG BOX  When in an option, a dialog box may appear.  Dialog box
  141. refers to a small window which pops open in the center of the screen
  142. containing one or more questions which must be answered in order to
  143. continue on with the options. 
  144.  
  145. ESC KEY  Esc is short for escape.  This key can be used to leave any 
  146. screen or menu.  Using Esc to exit a screen or menu does not saves changes 
  147. made in data.  Saving work is a separate step from exiting.  See Save
  148. Function - F2 for further explanation. 
  149.  
  150. SAVE FUNCTION - F2 - DO IT!   It is important to save all the new data and
  151. changes entered into the records. The save function is critical to
  152. maintaining accurate, updated records. If a work session with the C&D
  153. Management System is interrupted before all work is finished, save the
  154. work that's been completed.  Press F2 or Click on DO IT!  All work is then
  155. saved and the Main Menu will appear on the screen again.
  156.  
  157.  
  158. QUICK KEY REFERENCE
  159. ===================
  160.  
  161. Alt-D    Enters present date in a date field.
  162.  
  163. Alt-F5    Field View.  Use this command to correct data entries.
  164.  
  165. Alt-Z    Prompts the system to look for the next record that matches the
  166.         value enered in the ZOOM feature.
  167.  
  168. Ctrl Backspace    Erases entire field value.
  169.  
  170. Ctrl-Break    Stops the current task and returns the system to the
  171.                 previous operation. 
  172.  
  173. Ctrl-Z        Starts the ZOOM feature.  Use this command to look
  174.                 for specific records. 
  175.  
  176. End        Prompts the system to go to the last record in a table. 
  177.  
  178. Enter        Executes the beginning or end of a specific command. 
  179.  
  180. Esc        Prompts the system to go back one menu level from the
  181.                 current menu level.
  182.  
  183. F2        Save command.  After save system will return to the Main Menu. 
  184.  
  185. F4        Moves cursor from one data box to another in all data entry screens. 
  186.  
  187. Home        Prompts the system to move to the first record in a table.
  188.  
  189. Page Up        Prompts the system to move up one record in a table. 
  190.  
  191. Page Down    Prompts the system to move down one record in a table. 
  192.  
  193. Tab        Moves cursor from field to field in all data entry screens
  194.                 and dialog boxes.
  195.  
  196.  
  197. CARDS
  198. ======
  199. Cards are electronic index cards that contain personal information 
  200. on a customer or distributor. On Page 2 of each card is a area
  201. where you may record your follow up notes. Use the Page Up and Page
  202. Down keys to scan all the information on any given card.  To change 
  203. any information, move to the correct field and enter the new data.
  204. The most important information on the Customer Card is the Next Date
  205. to Contact Field.  This field is used in conjunction with the FollowUp 
  206. option to identify which customers are to receive a follow-up call on a 
  207. specific day.
  208.  
  209. To enter a new customer or distributor press the End key then the
  210. Page Down key to get to a blank form. The demo database will hold
  211. 8 customers and 8 distributors.
  212.  
  213.  
  214. FOLLOWUP
  215. ========
  216. The FollowUp procedure sorts through all Customer & Distributor Cards 
  217. and compiles a list of individuals scheduled for a follow-up call. 
  218. The program will also note the best time to place the call, 
  219. (i.e., morning, mid-day or evening) and the total number of calls to be
  220. made during each time frame.  In the sorting process, the program uses
  221. a date to match the date entered in the Next Time To Contact field on
  222. the Customers or Distributors card. Distributors may also be followed
  223. up by line and level, (i.e.,SUPERVISORS 1ST LINE). Once a match is made,
  224. the program automatically places the customer's name on a FollowUp List. 
  225. This list can be viewed in two ways, either on the PC screen or the
  226. information can be printed out on paper.  The printed list is not as
  227. detailed as the screen list. The customer notes are only listed for the
  228. last 30 days from the follow up date in the print out.     
  229.  
  230.  
  231. LABELS
  232. =======
  233. Labels can be printed for Customers, Distributors or  Miscellaneous
  234. Names using this option.  Use 3 1/2" x 15/16"  pin feed label stock
  235. or 1" x 2 5/8" 30 labels per sheet (like AVERY 5261).  Make sure the
  236. label sheets are inserted in the printer in the correct way before
  237. starting the Label Option.  On most printers there is an adjustment
  238. for the thickness of paper.  Consult the printer manual for the
  239. correct setting.
  240.  
  241.  
  242. REPORTS
  243. ========
  244. The Reports option will search and summarize specific information on
  245. your customers, distributors and product sold. There are three sub menu
  246. selections under Reports, Customers, Distributors and Product Sold. 
  247. There are three reports that run under customers and four under
  248. distributors.  Product Sold will help you keep track of your inventory
  249. and volume for any given period.
  250.  
  251.  
  252. INVOICES
  253. ========
  254. The Invoice option is designed to prepare an invoice for customers
  255. and distributors.  Customer invoice numbers begin at 1000 and are
  256. automatically assigned in sequence by the system.  Distributor 
  257. invoice number begin at 5000 and also are automatically assigned. 
  258. Invoice totals are calculated automatically including packaging/handling,
  259. tax and the various discounts given to distributors at all levels.  Once 
  260. an invoice for a customer or distributor has been prepared it can be 
  261. edited or printed at any time.  Another feature of this option is that 
  262. it will track distributor volumes and maintain a product and pricing 
  263. list of all available HERBALIFE products.
  264.  
  265.  
  266. UTILITIES
  267. =========
  268. The Utilities option in the program is designed to help in the
  269. management of the customer and distributor database.  By using 
  270. Utilities the tasks of backing-up, restoring, repairing and archiving
  271. records can be done easily.  In addition, Utilities also has several
  272. convenience options which allow for printing of customer and distributor 
  273. address books and maintaining a miscellaneous card file on individuals 
  274. who do not fit into the customer or distributor categories. The sub menu 
  275. selections under Utilities contains the following options: Misc. Names,
  276. Distributor Address Book, Customer Address Book, Repair Tables,
  277. File Management, System Variables and Program Updates.  There is an 
  278. additional sub menu under File Management. 
  279.  
  280.  
  281.